Käännöspalvelu: näin toimimme

Mitä käännösten projektinhallinta kattaa?

Kääntämisellä ja käännöspalvelulla ei yleensä ajatella olevan tekemistä projektinhallinnan kanssa. Käännettävä teksti kääntäjälle, käännös takaisin kääntäjältä – mikä projekti se muka on?

Käännöspalvelussa on kyse ensisijaisesti projektinhallinnasta. Projektinhallinta ei ole mitään sen kummempaa kuin projektin toteuttamista etukäteen määritettyinä tehtävinä etukäteen määritettyjen sääntöjen mukaisesti. Laatuun panostava käännöstoimisto voi tässä tuottaa todellista lisäarvoa asiakkaalle:

• Käännöstoimisto etsii kuhunkin työhön sopivat kääntäjät. Varsinkin loma-aikaan tämä voi olla todellinen haaste: niinkin yleisessä kieliparissa kuin suomi-englanti saattaa joutua kyselemään parilta kymmeneltä kääntäjältä, sillä valtaosa on joko lomalla, ylityöllistettyjä tai eivät vain käännä kyseistä alaa.
• Käännöstoimisto valmistelee käännettävät asiakirjat. Kääntäjät eivät yleensä suostu kääntämään sellaisia tiedostoja, joita ei voi käsitellä tekstinkäsittely- tai käännösmuistiohjelmalla. ”Jonkun” on kuitenkin saatettava se OCR-skannattu PDF-tiedosto sellaiseen muotoon, että sen päälle voidaan naputella käännös. Laatutoimisto on mielellään tämä joku.
• Käännöstoimisto koordinoi kääntäjien kysymykset. Tällä on merkitystä varsinkin silloin, kun käännetään useammalle kielelle: asiakkaan yhteyshenkilön aika ei kulu yrityksen sisäisten lyhenteiden selittämiseen viiteen kertaan.
• Ja projektin jälkeen käännöstoimisto takaa jatkuvuuden: uutta projektia ei tarvitse aloittaa täysin alusta, vaan voidaan hyödyntää edellisen projektin tuloksia.

Käännösprojektin hallinta takaa optimaalisen lopputuloksen: käännöksen, joka sopii käyttötarkoitukseensa. Projektinhallinta helpottaa myös yhteistyötä ja auttaa välttämään väärinkäsitykset.

Projektinhallintatyökaluja ja -ohjelmistoja on lukuisia, mutta projektinhallinta sitoo silti aina henkilöresursseja. Tästä syystä varsinkin moniosaiset projektit, joihin liittyy erityistietämystä tai useita kieliä, annetaan yleensä mieluummin käännöstoimiston kuin yksittäisen kääntäjän tehtäväksi.

 

Käännösprojektin kulku käännöspalvelussa

Projektinhallinnasta katsottuna käännösprojekti koostuu valmisteluvaiheesta (tarjouksen tekeminen; tekninen ja organisatorinen valmistelu), tuotannosta (varsinainen kääntäminen; laadunvarmistus) ja jälkikäsittelystä (tietosuojavaatimusten mukainen arkistointi; käännösmuistin ja sanaston päivitys; asiakkaan sitouttamistoimet).

1. Käännöspalvelun valmisteluvaihe

Huolellinen valmistelu luo pohjan koko projekin onnistumiselle: kaikille on selvää, mihin projektissa ylipäätään pyritään. Käännöspalvelussa tämä konkretisoituu kysymyksiin ”kuka, miten ja missä?”. Nämä lyödään lukkoon tilausvahvistuksessa.

• KUKA on käännöksen lukija? Eli kenelle tarkoitettu: vakiasiakkailleko, joiden kanssa on tehty yhteistyötä jo vuosia? Heille on yleensä tärkeää jatkuvuus, eli että ei yhtäkkiä vaihdeta tähän asti käytettyjä termejä. Vai haluatko tavoittaa käännetyllä tekstillä uusia asiakkaita? Silloin on erityisen tärkeää käyttää kohderyhmän kieltä. Vai ovatko vastaanottajat ihmisiä, jotka lukevat tekstisi viran puolesta? Tällaisissa teksteissä on ensisijaista hallita muotovaatimukset.
• MITEN eli mitä kanavaa haluat tavoittaa lukijasi? Mikä näyttää hyvältä painetussa esitteessä, ei välttämättä toimi verkkosivuilla. Verkkosivuja käännettäessä on kiinnitettävä erityistä huomiota avainsanoihin. Nettisivuilla voi olla tarpeen korostaa aivan muita avainsanoja kuin vaikkapa teknisessä dokumentaatiossa, joten nettisivuilla julkaistava teksti on joskus järkevintä muotoilla sisältö uudelleen.
• MISSÄ kohdelukijasi ovat? Tällä on merkitystä erityisesti sellaisissa kielissä, joita puhutaan useammassa maassa. Kysytyimpään käännöskieleen eli englantiin käännettäessä on nykyään yhä tärkeämpänä vaihtoehtona kansainvälinen englanti: tällöin kääntäjä pyrkii muotoilemaan englannin käännöksen siten, että se ymmärretään mahdollisimman laajalti, siis myös sellaisissa maissa, joissa englanti ei ole virallinen kieli.

 

2. Tuotantovaihe: itse käännöstyö alkaa

Tuotantovaiheen lennonjohto kuuluu olennaisena osana käännöstoimiston käännöspalveluun. Käännöstoimiston projektipäällikkö toimii kääntäjien ensisijaisena yhteyshenkilönä, joka koordinoi esille tulleet kysymykset ja huolehtii, että työt pysyvät aikataulussa. Käännöspalveluun kuuluu lisäksi laadunvalvonta. Laadunvalvontaan kuuluu konetyökalulla tehtävä tekninen virheanalyysi (QA), jossa haaviin jäävät muotoiluvirheet, väärät numerot ja epäyhtenäisyydet, sekä käännöksen kieliasun tarkastus ihmiskääntäjän toimesta. Kieliasun tarkastuksessa noudatetaan ns. neljän silmän periaatetta eli toimintatapaa, jossa tekijä ja tarkastaja ovat eri ihmisiä. Käännöspalveluun voi erillisestä sopimuksesta kuulua myös transkreaatiota, jolloin käännöstekstiä muokataan tuntuvammin kohdekieleen sopivaksi esim. jakamalla kappaleita uudelleen. Transkreaatio on suosittua erityisesti mainosteksteille ja sellaisten nettisivujen teksteille, joiden optimoinnin asiakas haluaa jättää kääntäjälle.

3. Jälkikäsittely: palautteen työstäminen ja tulevan valmistelu

Kun tarkastettu käännös on palautettu, laatuun panostava käännöstoimisto ottaa mielellään vastaan palautetta. Palautekeskustelussa voidaan selvittää mahdolliset epäselvyydet, vaikkapa miksi kääntäjä on käyttänyt termiä A eikä termiä B. Asiakkaalla on oman alansa asiantuntijuutta, joten käännöstoimiston ja asiakkaan yhteistyön pohjalta voidaan rakentaa hyvä perusta jatkoprosesseille.