EU:n uusi koneasetus 1230/2023 hyväksyttiin viime vuonna, ja sen noudattaminen tulee pakolliseksi vuonna 2027. Uudella asetuksella paikataan vuonna 2006 hyväksytyn konedirektiivin puutteita ja vastataan digitalisoitumisen tuomiin uusiin haasteisiin.
Mitä uusi koneasetus merkitsee konevalmistajille? Jäävätkö painetut käyttöoppaat sen myötä pois ja siirrytäänkö pelkästään digitaalisiin, niin kuin ennen asetuksen valmistumista oli puhetta? Vastaus on enimmäkseen ei ja pieneltä osin kyllä: uusi asetus mahdollistaa käyttöohjeen tarjoamisen digitaalisessa muodossa, mutta asettaa asialle ehtoja.
Latauslinkki on annettava
Koneen valmistajan on ilmoitettava selkeästi, mistä käyttäjät löytävät käyttöohjeen. Sijainti voidaan ilmoittaa linkillä tai QR-koodilla, joka on painettu suoraan koneeseen, sen pakkaukseen, johonkin koneeseen kuuluvaan osaan tai koneen oheisasiakirjaan. Jos valmistaja ei halua pitää ohjetta julkisesti saatavilla, käyttäjälle on annettava pääsykoodit, joilla hän voi ladata ohjeen.
Ohjeen on oltava ladattavissa
Tästä päästään loogisesti seuraavaan kohtaan: digitaalisen käyttöohjeen on oltava sellaisessa muodossa, että asiakas voi halutessaan ladata ja tulostaa sen tai tallentaa sen omalle koneelleen. Pelkkä selaimelta tai mobiilisovelluksesta luettava teksti ei siis riitä. Tämän tarkoituksena on varmistaa, että käyttäjät voivat tarkistaa asioita ohjeesta silloinkin, kun valmistajan verkkosivuille ei sähkökatkoksen tai tiedonsiirtohäiriön vuoksi ole pääsyä.
Käyttöohjetta ei sen vuoksi myöskään voi kuitata pelkällä videolla – videotahan ei oikein voi tulostaa.
Käyttöohjeen saavutettavuus on taattava sen koko käyttöiäksi
Paperille painettu käyttöohje toimitetaan fyysisesti asiakkaan tiloihin, jolloin vastuu sen saatavilla pitämisestä siirtyy asiakkaalle. Digitaalisessa käyttöohjeessa asia on päinvastoin: koneen valmistajan vastuulla on taata, että käyttöohje on luettavissa koneen koko käyttöiän ajan. Koska teollisuuskoneiden tarkkaa käyttöikää on usein vaikea määrittää, asetuksessa on säädetty käyttöohjeen vähimmäiskäyttöajaksi kymmenen vuotta. Valmistajalle tämä merkitsee, että sen on vähintään kymmenen vuoden ajan huolehdittava, että käyttöohjeeseen vievä linkki toimii ja että ohje on jatkuvasti saatavana.
Asiakkaalla on oikeus saada paperiversio
Uudessa koneasetuksessakin asiakkaalle taataan mahdollisuus saada halutessaan edelleenkin paperille tulostettu käyttöopas. Yritysasiakkaiden kohdalla tämä pyyntö voidaan osoittaa tosin vain kuukauden sisällä koneen ostosta. Kuluttaja-asiakkaiden kohdalla tilanne on vähän monimutkaisempi: turvallisuuteen liittyvät ohjeet on toimitettava heille aina paperimuodossa. Periaatteessa ei siten tarvitsisi painattaa koko käyttöopasta, mutta käytännössä se lienee helpointa, sillä yksittäisten osien poimiminen oppaasta voi helposti viedä enemmän resursseja kuin mitä painokuluissa säästetään.
Mitä tästä seuraa?
Monet odottivat uuden koneasetuksen merkitsevän paperisten käyttöoppaiden loppua ja manuaalien siirtymistä kokonaan verkkoon. Näin ei siis käynyt, sillä asetus ei suinkaan vapauta valmistajaa velvollisuudesta toimittaa paperille tulostettu versio asiakkaan niin toivoessa. Ainoa muutos on, että asetuksen myötä ”laillistetaan” jo nyt monilla käytössä ollut tapa antaa käyttöohjeet sähköisessä muodossa. Käyttöohje on silti edelleenkin syytä suunnitella perinteiseen muotoon.