Suomalaiset ovat tottuneet etunimien käyttöön niin arjessa kuin työelämässäkin, ja sama tapa kulkee usein mukana myös silloin, kun kirjoitetaan englanniksi keskieurooppalaisille yhteistyökumppaneille. Tämä voi kuitenkin olla harhaanjohtavaa: vaikka kieli vaihtuisi englanniksi, saksankielisten maiden edustajat säilyttävät usein saman muodollisuuden tason kuin äidinkielellään kirjoittaessaan. Etunimen käyttö ei siis automaattisesti muutu sopivaksi vain siksi, että viesti kirjoitetaan englanniksi. Saksankielisessä kirjeenvaihdossa puhuttelumuodon valinta kertoo paljon suhteesta vastaanottajaan, ja on hyödyllistä ymmärtää tämä hienovarainen järjestelmä myös silloin, kun asioidaan saksankielisten kanssa yhteisellä vieraalla kielellä.
- Sehr geehrte(r) Herr/Frau + akateeminen arvo + sukunimi on kaikkein muodollisin vaihtoehto. Varsinkin Itävallassa tittelit ovat vakiintunut osa nimeä, joten niitä on luontevaa käyttää kirjallisessa viestinnässä. Muotoa käytetään erityisesti otettaessa ensimmäistä kertaa yhteyttä: ”Sehr geehrter Herr Dr. Müller”.
- Sehr geehrte(r) Herr/Frau + sukunimi on edelleen muodollinen ja sopii sellaisten ihmisten väliseen kirjeenvaihtoon, jotka eivät viesti keskenään päivittäin, mutta kuitenkin suhteellisen säännöllisesti. Tittelin jättäminen pois (silloin, kun vastaanottajalla olisi sellainen) tekee puhuttelusta asteen helpompaa ja epämuodollisempaa: ”Sehr geehrte Frau Schmidt”.
- Hallo Herr/Frau + sukunimi edustaa kevyempää, mutta silti kohteliasta sävyä. Tätä näkee yhä useammin sähköposteissa työyhteisöjen sisällä tai kun kirjeenvaihto on jo jatkunut jonkin aikaa. Se on myös suhteellisen tavanomainen muoto silloin, kun otetaan yhteyttä suurin piirtein samalla hierarkian tasolla oleviin (esim. muiden organisaation kollegoihin) ”Hallo Herr Weber”.
- Lieber Herr / Liebe Frau + sukunimi on jo lämpimämpi ja henkilökohtaisempi muoto, jota käytetään usein pidempään tunnettujen yhteistyökumppaneiden kanssa: ”Lieber Herr Fischer”.
- Liebe(r) + etunimi tai Hallo + etunimi on epämuodollisin vaihtoehto ja sopii samaan viiteryhmään kuuluville tai tilanteisiin, joissa on siirrytty sinutteluun (mikä ei ole nykyään suinkaan tavatonta): ”Lieber Thomas” tai ”Liebe Anna”.
On tärkeää muistaa, ettei mitään yksiselitteistä sääntöä siitä, milloin mitäkin muotoa tulisi käyttää, ole olemassa. Sopiva puhuttelumuoto riippuu aina kontekstista, toimialasta ja vastaanottajan asemasta. Paras nyrkkisääntö onkin orientoitua sen mukaan, millaista puhuttelua vastapuoli itse käyttää – jos hän aloittaa viestinsä esimerkiksi muodolla ”Hallo Herr…”, on luontevaa vastata samalla tasolla. Ja toisaalta: jos vastapuoli vastaa ”Hallo Herr…” -aloitukseesi muodollisemmalla ”Sehr geehrter…” -muodolla, hän viestii sinun menneen liian pitkälle. Saksankielisen vastapuolen muotoa käyttämällä vältetään sekä liiallinen jäykkyys että tahaton epäkohteliaisuus.
Tämä sama logiikka pätee myös silloin, kun kirjeenvaihto käydään englanniksi. Moni suomalainen olettaa, että englannin kieli tuo automaattisesti mukanaan anglosaksisen, epämuodollisemman puhuttelukulttuurin, jossa etunimien käyttö on itsestäänselvyys heti ensimmäisestä viestistä lähtien. Saksankielisillä alueilla asia on kuitenkin usein toisin: muodollisuus ei ole sidottu pelkästään kieleen, vaan se on osa laajempaa viestintäkulttuuria, joka säilyy myös kielenvaihdon yli. Siksi on suositeltavaa noudattaa samaa varovaisuutta ja tarkkailla vastapuolen käyttämää sävyä myös englanninkielisessä kirjeenvaihdossa – ”Dear Mr. Müller” saattaa olla turvallisempi ja kohteliaampi valinta kuin suora ”Hi Hans”, vaikka koko keskustelu käytäisiinkin englanniksi.
Lopuksi kumottakoon vielä kolme yleistä uskomusta:
- ”Mitä nuorempi henkilö, sitä epämuodollisempi puhuttelu”: tämä koskee korkeintaan samanikäisten keskistä puhetta. Juuri työelämään siirtynyt nuori ihminen saattaa päinvastoin turvautua epävarmuuttaan astetta muodollisempaan puhutteluun kuin kokeneemmat kollegansa.
- ”Mitä lämpimämpi ja mukavampi ihminen, sitä epämuodollisempi puhuttelutapa”: itse tunnen monia päinvastaisia esimerkkejä (molempiin suuntiin). Muodollinen aloitus voi johtua vaikkapa työnantajan ohjeistuksesta tai siitä, että henkilö ei ole kovin tottunut kirjoittaja ja turvautuu sen vuoksi mieluusti oppimiinsa fraaseihin.
- ”Mitä suurempi tai virallisempi organisaatio, sitä muodollisempi puhuttelu”: tämäkään ei pidä paikkaansa yleispätevästi. Monilla suurillakin yrityksillä, erityisesti startup-kulttuurista vaikutteita saaneilla toimijoilla, on tietoisesti valittu epämuodollinen viestintätyyli, jossa etunimen käyttö tai ”Hallo”-tervehdys on organisaation normi asemasta riippumatta. Toisaalta pieni, perinteikäs perheyritys saattaa pitäytyä tiukasti muodollisissa puhuttelukäytännöissä. Lisäksi ei ole myöskään lainkaan harvinaista, että samaa organisaatiota edustavat käyttävät eri muodollisuusasteita viestinnässään samalle vastaanottajalle, sillä organisaatiolla ei suinkaan aina ole sitovaa puhuttelulinjaa. Varminta on siis tällöinkin peilata sitä, mitä toinen on kirjoittanut.